Datos para decidir
Una empresa grande no decide mejor porque contrate mejor. Decide antes porque el número llega solo, dice de dónde sale y nadie lo pone en duda en la reunión. Su empresa ya tiene los datos: están en el ERP, en la contabilidad y en el inventario, y aun así la decisión del lunes se toma con lo que alguien alcanzó a armar el viernes.
Aquí se elige una decisión concreta, de las que se repiten, y se entregan las cinco a ocho cifras que la sostienen, leídas directo de su sistema. Cada una con su definición escrita: de qué tabla sale, qué filtra, qué excluye y con qué fecha corta.
En la sesión de entrega cada cifra se reconcilia delante de usted contra el informe nativo de su ERP o contra el conteo que su gente ya hace hoy. Si una no cuadra y la diferencia no se puede explicar por escrito, se corrige sin costo.
Tablero de una decisión: USD 950, dos semanas, unas 6 horas de su gente. Tablero de dirección: USD 2.400, de cuatro a cinco semanas.
No es que falten datos. Sobran, y cada sistema cuenta una versión distinta de la misma semana. El costo no aparece en ninguna cuenta contable, porque se paga en decisiones aplazadas.
Alguien arma el mismo archivo a mano cada semana, pegando lo que exportó de tres pantallas. Cuando llega a la reunión, la semana que describe ya pasó, y quien lo armó es la persona que más sabe del negocio.
El de ventas no cuadra con el de contabilidad. La reunión se va en decidir cuál de los dos es el bueno y la decisión se aplaza una semana más. Casi siempre los dos están bien: miden cosas distintas y nadie escribió cuál mide qué.
El indicador dice el resultado y no la causa. Sin el desglose que lo sostiene, la reunión termina en opiniones y la corrección se toma por intuición.
Se entregó hace un año, se ve bien y lleva dos semanas mostrando el mismo número. Nadie sabe si el negocio se detuvo o si la carga está rota, y por eso nadie se atreve a usarlo para decidir.
Lanzamiento: los tres primeros que contraten el tablero reciben tres meses de la vigilancia mensual sin costo. No es un descuento: el precio no se mueve, y cuando se acaben los tres cupos seguirá donde está. Antes de hablar conmigo haga esta cuenta con sus propios números. Piense en la decisión que hoy se toma sin la cifra: cuánto dinero hay sobre la mesa cada vez que se toma, y cuántas veces al año se toma. Si el resultado, calculado por lo bajo, no supera con holgura el valor del tablero, se lo digo y le ofrezco el escalón menor o ninguno. Esas cifras son suyas y no se publican en ninguna parte.
Dos escalones. El primero resuelve una decisión y sirve para saber si esto le cambia algo; el segundo lleva el mismo método a la mesa de dirección.
Se elige una decisión que hoy se toma a ciegas y que se repite: a qué cliente se le suelta crédito, qué producto se repone esta semana, qué obra está comiendo margen. Se entregan las cinco a ocho cifras que la sostienen, leídas directo del ERP.
Una ficha por cifra: de qué tabla sale, qué filtra, qué excluye y con qué fecha corta. Es el documento que impide que el mes entrante alguien calcule lo mismo de otra manera y aparezca el segundo número.
Una hora y media con quien decide, no con quien administra el sistema. Se lee el tablero junto, se reconcilia cifra por cifra contra su ERP y se deja escrito qué se hace cuando cada una se sale de rango.
Lo anterior para tres o cuatro decisiones, que es lo que cabe en una mesa de dirección sin que nadie deje de mirarlo a las tres semanas.
Una definición por medida, no una consulta por gráfico. Es la diferencia entre un tablero que se puede ampliar y una colección de informes que se contradicen en cuanto alguien añade el quinto.
La actualización automática con su hora dicha, quién ve qué según su rol, y el diccionario firmado por quien usa cada cifra para decidir.
Corre sobre lo que usted ya tiene: su base de datos y su ERP, sin comprar ninguna licencia nueva. Si su empresa ya paga una herramienta de tableros, el modelo de datos y las definiciones le sirven igual, porque son suyos y no dependen de la herramienta; y si además quiere que la pantalla final viva dentro de esa herramienta, dígamelo en la primera llamada y le contesto con franqueza si puedo sostenerlo o no.
Un tablero de treinta cifras no cambia ninguna decisión. Se mira la primera semana, se admira en la segunda y en la tercera nadie lo abre, porque mirar treinta cosas a la vez es no mirar ninguna. Por eso el escalón de entrada es de una sola decisión: la que se repite y la que hoy se toma con el estómago.
La regla de fondo viene de dos sitios. De Lean Analytics, de Alistair Croll y Benjamin Yoskovitz: una sola cifra manda a la vez, y las demás explican. Y de Thinking in Systems, de Donella Meadows, dos avisos que se ignoran a menudo: el indicador que llega tarde no corrige nada, porque para cuando avisa el daño ya ocurrió; y mejorar el indicador no es mejorar el sistema, porque la gente aprende a mover el número sin mover el negocio. Las dos cosas deciden qué entra al tablero y qué se queda fuera.
Y algo que casi nadie dice en una página de venta: lo que aquí se vende no es diseño de gráficos. Los gráficos son sobrios a propósito, porque el trabajo está en que la cifra cuadre con su origen y en que la decisión se pueda tomar mirándola. Si lo que busca es una presentación vistosa para un directorio, hay quien lo hace mejor que yo y se lo digo en la primera llamada.
Decirlo antes de cotizar evita la conversación incómoda de la semana cuatro, cuando ya hay dinero pagado.
Si las cifras no salen limpias del origen, el tablero no lo arregla: lo esconde. Eso es otro trabajo y tiene su propia página, datos que llegan limpios. Se detecta en los primeros días y se dice antes de cotizar, no después.
Se dice antes
Es lo que más se pide y lo que menos sirve. Un tablero que lo muestra todo no señala nada, y el cliente termina pagando por un catálogo de cifras que nadie usa para decidir.
Por eso el escalón 1 es de una
Un modelo que predice hay que sostenerlo cuando los datos se mueven, y sin ese sostenimiento se convierte en un pasivo que decide mal con cara de ciencia. Si llega a hacer falta, se cotiza aparte y con sus reservas dichas.
No está en el precio
Lo que se entrega corre sobre su base de datos y sobre lo que ya está en producción. Si usted decide comprar una herramienta, la contrata y la paga su empresa, y se lo digo antes de que aparezca en una factura.
Nada a mi nombre
Lo que vive en un cuaderno, en una hoja del jefe de bodega o en la cabeza de alguien no se puede leer. Primero hay que recogerlo, y eso es un trabajo anterior y distinto a este.
Primero se recoge
Una importadora y distribuidora con Odoo operando y ocho años de historia. Ningún dato viene de un cliente real: la empresa y sus cifras son inventadas, y es la misma que aparece en el resto del sitio.
La decisión elegida: a qué cliente se le suelta crédito este mes. Se toma varias veces por semana, la toma el jefe comercial con la cartera en la cabeza, y cuando se equivoca la empresa se entera noventa días después.
Las seis cifras del tablero: días promedio de pago de los últimos doce meses, saldo vencido por tramos, el plazo que fija el contrato vigente, cupo aprobado contra saldo actual, margen del cliente en el año y pedidos retenidos esperando aprobación.
Cómo se lee una fila. Distribuidora del Norte: el contrato marco fija sesenta días, paga en promedio a los cincuenta y dos, tiene dos facturas vencidas por USD 4.180 con la más antigua en treinta y ocho días, y su margen del año está por encima de la media de la cartera. La decisión se toma en un minuto y quien la toma sabe exactamente qué está mirando.
Una ficha del diccionario. Días promedio de pago: fecha de pago menos fecha de emisión, sobre las facturas ya pagadas de los últimos doce meses, excluidas las notas de crédito y las facturas anuladas, con corte al último día del mes cerrado. Sale de las tablas de facturas y de pagos de su Odoo, sin ningún paso intermedio a mano.
Y la reconciliación, que es lo que convierte el tablero en algo usable. En la sesión de entrega esa cifra se compara delante de usted contra el informe de antigüedad de cartera que su ERP ya trae. Si dan distinto, la diferencia se explica por escrito o se corrige. Ese momento es el producto: a partir de ahí nadie vuelve a preguntar de dónde salió el número.
El miedo real no es arrepentirse antes de empezar. Es pagar por un tablero bonito cuyos números nadie se atreve a usar. La garantía está escrita contra ese miedo y se puede reclamar, porque se puede comprobar.
Si cancela dentro de los catorce días siguientes al pago y antes de recibir el primer tablero, le devuelvo el anticipo completo.
En la sesión de entrega cada cifra se reconcilia contra el informe nativo de su ERP o contra el conteo que su gente ya hace hoy. Si una no cuadra y la diferencia no se puede explicar por escrito, la corrijo sin costo.
Si dentro de los treinta días siguientes aparece una cifra que no cuadra con su origen, la corrijo sin costo. Si no logro que cuadre, le devuelvo el escalón completo.
Para que aplique: la definición de cada cifra la confirma por escrito quien la usa para decidir, dentro de los tres días hábiles siguientes a recibirla. Es la única forma de que «no cuadra» signifique lo mismo para los dos.
Un tablero se entrega en una demostración de veinte minutos y se cae en el mes tres, cuando alguien compara una cifra con la contabilidad. Seis preguntas separan un trabajo serio de una pantalla bonita.
Pida la ficha: de qué tabla sale, qué filtra, qué excluye y con qué fecha corta. Si la definición vive dentro del gráfico y no en un documento, el día que alguien la cuestione no habrá con qué defenderla y el tablero se deja de usar.
La respuesta correcta es un informe que su empresa ya tiene y en el que ya confía. Si el proveedor propone comprobar el tablero contra el propio tablero, no hay comprobación.
Un tablero sobre un sistema vivo se rompe en silencio: se añade un diario contable, se cambia un campo, se instala un módulo, y la cifra se sigue mostrando, solo que ya está mal. Pregunte quién lo vigila, cada cuánto y cómo se entera usted.
Es la pregunta técnica que más dinero ahorra. Si cada gráfico trae su propia consulta, el tablero número cinco va a contradecir al número dos, y nadie sabrá cuál corregir.
Nadie puede definir una cifra sin quien la usa para decidir. Pida el número en horas por persona. Si le dicen que casi ninguna, van a inventar las definiciones y usted las va a descubrir en la primera reunión de directorio.
Un proveedor serio le va a preguntar quién sostiene ese modelo cuando los datos cambien, porque un pronóstico sin mantenimiento decide mal con aire de precisión. Si se lo ofrecen de entrada y sin esa conversación, le están vendiendo la parte cara antes de la parte útil.
Dos escalones y una vigilancia mensual. El primer escalón se compra solo, sin compromiso con el segundo, y es el que le dice si esto le cambia algo.
Una decisión elegida con usted, las cinco a ocho cifras que la sostienen leídas del ERP, el diccionario escrito de cada una y la sesión de lectura y reconciliación con quien decide.
Tres o cuatro decisiones con el mismo método, el modelo de datos detrás con una definición por medida, refresco automático, acceso por rol y el diccionario firmado.
Cada mes se vuelve a reconciliar cada cifra del alcance contra su origen, se avisa por escrito de lo que cambió y por qué, y se añade o se retira un indicador. Cubre también las cargas de ingeniería de datos: es una sola suscripción para las dos cosas. Año por adelantado, USD 1.900.
Unas seis horas repartidas en dos semanas: hora y media de quien decide para elegir la decisión, dos horas de quien hoy arma el Excel para entregar las definiciones actuales, una hora de TI o de su proveedor de ERP para los accesos de solo lectura, y hora y media de sesión de lectura y reconciliación.
Unas doce horas repartidas en cinco semanas, con las mismas personas. Va escrito aquí y no en la letra pequeña porque un tablero sin las horas de quien decide sale mal, y prefiero que lo sepa antes de pagar.
Precios en dólares de los Estados Unidos; por mi régimen, RIMPE Negocio Popular, mis servicios se facturan con IVA tarifa 0 %, así que el valor es el final. La mitad al iniciar y la mitad con la sesión de entrega. Garantía de cifra que cuadra: reembolso íntegro del anticipo dentro de catorce días y antes del primer tablero; cada cifra reconciliada delante de usted en la entrega, y si a los treinta días una cifra no cuadra con su origen, se corrige sin costo o se devuelve el escalón completo. Tomo un trabajo a la vez: en la llamada le digo la fecha del próximo inicio, en vez de prometerle una que no voy a cumplir. Condiciones completas en la propuesta y en la política de reembolsos.
No. Hace falta que las cifras existan hoy en algún sistema consultable y que me dé acceso de solo lectura. Con Odoo conozco el terreno y el trabajo avanza más rápido; con otro ERP se lee por su interfaz de programación o por vistas de solo lectura.
Se ve en los primeros días y se lo digo enseguida. A veces se arregla dentro del mismo trabajo, con una definición que excluye lo que sobra. Cuando el origen mismo está roto, el tablero no es lo primero: lo primero es la radiografía del dato, y se lo digo antes de cotizar.
Porque es lo que permite comprobar, con poco dinero suyo, si esto cambia cómo se decide en su empresa. Si no lo cambia, lo sabe en dos semanas y por USD 950, no en cinco meses y con un proyecto encima.
En parte sí, y cuando el informe nativo alcanza se lo digo y no le vendo nada. Lo que el informe nativo no hace es cruzar contabilidad con comercial y con inventario en una sola cifra, ni dejar escrito qué excluye cada una, que es justamente lo que hace que dos áreas dejen de pelear por el número.
Puede, y a veces tiene sentido cuando ya hay una definición de cifras aceptada por todos. Si no la hay, empezar por arriba suele terminar en cuatro decisiones mal definidas en vez de una bien definida.
Su gente. El modelo de datos, las definiciones y el refresco quedan documentados y dentro de su infraestructura, sin ninguna pieza atada a mí. La vigilancia mensual es una comodidad, no una llave para entrar.
Sirve si hay una decisión que se repite y que hoy se toma a ciegas. Si su empresa toma esa decisión tres veces al año, casi seguro no le conviene y se lo voy a decir.
10 /
Cuénteme qué decisión se toma hoy sin la cifra que haría falta, y de dónde saldría esa cifra si existiera. Le respondo con la propuesta en menos de un día hábil.
contacto@andresbrinez.comSi prefiere un primer paso gratis, el diagnóstico de madurez le dice en quince minutos en qué etapa está su empresa.
Seis años construyendo sistemas para empresas en tres países: Colombia, Ecuador y Australia · Miembro de la Odoo Community Association