La hoja que sabe una sola persona
La nómina se arma en una hoja de cálculo que alguien heredó, con fórmulas que nadie más revisó. Cuando esa persona falta en la quincena del pago, la empresa descubre de golpe cuánto dependía de ella.
Lo más común
Nómina colombiana
La nómina colombiana dentro de su Odoo. El cálculo no existe para la 19, y lo estoy construyendo.
Su empresa puede llevar ventas, compras, inventario y contabilidad en Odoo Community sin pagar licencia por usuario, y desde ahí mismo emitir su factura electrónica ante la DIAN. Cuando llega la nómina, Odoo se queda afuera: la aplicación de Nómina es de Enterprise, y Colombia ni siquiera está en la lista de países a los que Odoo les pone reglas de nómina, así que pagar la licencia tampoco la trae.
Y en Colombia la nómina no termina cuando se paga. El documento soporte de pago de nómina electrónica hay que transmitirlo a la DIAN dentro de los diez primeros días del mes siguiente, y es lo que sostiene ese costo en su declaración de renta. Eso no es opcional ni es solo para empresas grandes: el último grupo del calendario es el de una a diez personas.
Eso es lo que estoy construyendo: el conjunto de reglas colombianas sobre el motor de nómina libre de la comunidad, que ya tiene rama para Odoo 19. Empezó esta semana, y esta página no le va a decir otra cosa: más abajo está lo que hay, lo que falta y la fecha en la que usted deja de esperarme sin que le cueste.
Tres plazas de lanzamiento. Desde USD 39 al mes por empresa, con todos sus usuarios, y la puesta en marcha no se paga hasta que salga su primera nómina.
Lo que pasa hoy cuando llega la nómina
Una empresa colombiana que ya trabaja en Odoo Community tiene la contabilidad adentro y la nómina afuera, casi siempre en dos sitios a la vez: donde se calcula y donde se transmite. No es un drama: funciona. Lo que cuesta es esto.
Lo que se transmite y lo que se contabiliza no salen del mismo sitio
El documento de la DIAN se genera en un portal o en un sistema de nómina aparte, y el gasto de personal entra a la contabilidad como un asiento resumido que alguien digita una vez al mes. Son dos cifras con dos orígenes: cuando no coinciden, averiguar cuál de las dos está mal le cae encima a alguien, casi siempre en la semana del cierre.
La DIAN y la contabilidad
Las prestaciones salen de acumulados, no del mes
La prima de servicios, las cesantías, sus intereses y las vacaciones no se calculan con el mes: se calculan con lo devengado desde atrás. Hay que recorrer meses de hojas distintas cada vez que toca liquidarlas, y un mes mal sumado en marzo aparece en diciembre.
Acumulados
La evidencia no está donde se la busca
Cuando alguien reclama un valor, cuando sale un trabajador o cuando la UGPP pregunta por un aporte, hay que reconstruir de qué se compuso un pago de hace dos años con lo que quedó en los correos y en las carpetas de alguien.
Cuando alguien pregunta
Las salidas de siempre son tres: pagar Odoo Enterprise, que cobra licencia por cada usuario y que además no trae reglas colombianas de nómina; contratar un sistema de nómina aparte y pasar el asiento a mano; o quedarse en la hoja y transmitir a la DIAN por otro lado. Las tres funcionan y ninguna es un error. Lo que ninguna hace es dejar la nómina en el mismo sitio donde ya está la contabilidad, con la misma gente, el mismo plan de cuentas y el mismo respaldo.
Qué tiene que calcular
La nómina mensual completa, y cada rubro con su norma detrás. Esto es el alcance, dicho por lo que hace y no por el nombre del campo. Nada de esto calcula todavía: lo que hay hecho y lo que falta está sin rodeos en la sección 03, que va antes del precio a propósito.
Seguridad social
Los aportes a salud, pensión y riesgos laborales sobre el ingreso base de cotización de cada persona, con lo que descuenta el trabajador y lo que paga la empresa por separado, el tope del ingreso base y el fondo de solidaridad pensional para quien lo deba. También la exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario, que no aplica igual a toda empresa ni a todo trabajador, y que es de las cosas que una hoja de cálculo suele aplicar a ojo.
Aportes parafiscales
Caja de compensación, SENA e ICBF sobre la base que corresponde, con la misma exoneración cuando aplica y con el detalle que su empresa necesita para liquidar la planilla. El módulo calcula y deja el soporte; la planilla se presenta y se paga donde se presenta y se paga hoy.
Prestaciones sociales
La prima de servicios del artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, el auxilio de cesantía del artículo 249, los intereses sobre las cesantías de la Ley 52 de 1975 y las vacaciones del artículo 186, cada una con su base y su causación mes a mes, para que el costo aparezca cuando se genera y no cuando se paga. Cuando alguien sale, el saldo ya está calculado y no hay que reconstruirlo.
Auxilio de transporte y dotación
El auxilio de transporte para quien tiene derecho a él, con el efecto que tiene en unas bases y no en otras, que es donde se equivoca casi todo el mundo. Y la dotación del artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, con su control de a quién le toca y cada cuánto.
Horas extra, recargos y trabajo dominical
Las horas por encima de la jornada, el recargo nocturno con la franja que fija el artículo 160 del Código Sustantivo del Trabajo como lo dejó la reforma laboral, y el trabajo en día de descanso obligatorio del artículo 179, cuyo recargo tiene hoy un cronograma que el empleador puede adoptar por etapas. El módulo lleva por empresa a qué etapa está acogida, porque no es igual para todas.
Retención en la fuente por rentas de trabajo
La retención mensual de cada persona por los dos procedimientos que permite el Estatuto Tributario, el uno del artículo 385 y el dos del 386, con la depuración de la base, los pagos que la disminuyen y la renta exenta que le corresponde. El procedimiento se elige por trabajador y no se puede cambiar a mitad de año, y el módulo lo recuerda por usted.
Incapacidades, licencias y ausencias
La incapacidad de origen común y la de origen laboral, la licencia de maternidad y de paternidad y las ausencias no remuneradas, cada una con quién la paga, desde qué día y sobre qué base, y con el efecto que tiene en los aportes y en las prestaciones del mes.
La liquidación cuando alguien sale
Las prestaciones y las vacaciones pendientes hasta el último día, la indemnización del artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo cuando la terminación es sin justa causa, con sus tramos según el tipo de contrato y el tiempo de servicio, y el detalle que sostiene la liquidación si después alguien la discute, que es de lo que habla el artículo 65.
El documento ante la DIAN
El documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, armados con los mismos valores con los que se pagó y no con una carga aparte, para que lo que la DIAN recibe y lo que su contabilidad registra sean la misma cifra. Cada concepto de devengado y de deducción viaja en la casilla que le corresponde del anexo técnico.
El recibo, el asiento y el pago
El desprendible que recibe cada persona y el consolidado del mes; el asiento contable en su misma contabilidad, con el detalle por centro de costo; y el resumen para pagar, tanto lo que va a los trabajadores como lo que va a la seguridad social y a la DIAN. Sin volver a teclear nada en otro sistema.
Aquí no hay un solo porcentaje, ni un tope, ni una tabla, y es a propósito. En Colombia esos valores no cambian cada año: cambian a mitad de año y a veces por etapas. En los últimos doce meses la jornada máxima semanal bajó otro escalón, la franja del recargo nocturno se corrió y el recargo por trabajo en día de descanso obligatorio volvió a subir, y ese último tiene un cronograma que cada empleador puede adoptar por etapas, de modo que dos empresas pueden liquidar el mismo domingo con cifras distintas y las dos estar bien. Por eso cada valor vive dentro del módulo junto a la norma que lo manda y junto a la empresa a la que aplica, y mantenerlos al día es exactamente lo que paga el plan mensual. Si alguien le publica los porcentajes en su página de ventas, mire la fecha antes de confiar en ellos.
En qué estado está, hoy
Le estoy pidiendo que compre algo que no está terminado, así que el estado va completo y va antes del precio. Esto es lo que hay al 24 de septiembre de 2026, sin adornarlo.
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Ya calcula
El mes, las prestaciones y la liquidación
La nómina del mes entera: sueldo prorrateado, horas extra diurnas y nocturnas, recargo nocturno, recargo dominical y festivo, comisiones, incapacidad por enfermedad general, pagos no salariales y auxilio de transporte. Los aportes de salud, pensión, riesgos laborales y el Fondo de Solidaridad Pensional por tramos, más los parafiscales con la exoneración del artículo 114-1 aplicada trabajador por trabajador y mes a mes, que es donde se equivoca casi todo el mundo. La retención en la fuente por rentas de trabajo con su depuración completa y sus dos procedimientos. Las cuatro prestaciones —prima, cesantías, intereses y vacaciones— cada una sobre su propia base y liquidadas desde los recibos ya confirmados, que un borrador no cuenta. Y la liquidación definitiva, con la indemnización según la modalidad del contrato.
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Ya se puede comprobar
Cada cifra con su norma, y una prueba que la vigila
Ciento sesenta pruebas automáticas del módulo y trescientas noventa y cinco contando el taller entero, todas en verde y vueltas a correr en cada cambio. Cada porcentaje lleva al lado el artículo del Código Sustantivo, el decreto o la ley de donde sale, con la fecha en que se consultó, y una prueba hace fallar la batería entera si alguien mete una tarifa sin decir de dónde salió. Dos errores de verdad los cazaron esas pruebas mientras se escribía: el divisor de vacaciones estaba doce veces mal, y el del segundo procedimiento de retención dividía entre doce cuando la norma dice trece. Esa es toda la diferencia entre una hoja de cálculo y esto.
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Y una decisión que conviene que vea
El recargo dominical no es un número, es una tabla
El recargo dominical subió del ochenta al noventa por ciento el 1 de julio de 2026, y la ley deja que cada empleador se acoja a la gradualidad o no, con ese noventa como mínimo y no como techo. O sea que la nómina de junio de 2026 y la de julio llevaron porcentajes distintos, y dos empresas pueden liquidar el mismo domingo con cifras distintas y estar las dos bien. Por eso aquí es una tabla con fecha de vigencia y no una constante, con una prueba a cada lado de la fecha. Y por eso, en una empresa que ya venía liquidando, lo primero que se revisa son los domingos que ya se pagaron desde esa fecha: un solo número deja medio año mal liquidado sin que nadie lo note hasta la reclamación. El escalón siguiente es el 1 de julio de 2027.
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Falta, y es lo que más pesa
El documento ante la DIAN
El módulo calcula y todavía no emite la nómina electrónica. Eso en Colombia no es una pieza más: es lo único que la ley le exige, y sin ella lo que queda en discusión es el soporte de ese costo en su declaración de renta. Hoy esa parte se resuelve con otra herramienta, y se lo digo aquí y no cuando ya haya pagado. Faltan también la planilla integrada de aportes, el asiento contable, el certificado de ingresos y retenciones, las tres sanciones por mora y el régimen retroactivo de cesantías, que el módulo avisa y no calcula.
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Y la prueba que de verdad vale
Una nómina real, cerrada con su contador
Leer la norma no es lo mismo que haber liquidado nóminas. Hasta que no pasen una prima, unas cesantías, una incapacidad y una liquidación de verdad, con su contador revisando y con el documento aceptado por la DIAN, no se sabe qué falta. Eso es exactamente lo que compran las tres plazas de lanzamiento, y es la razón de que se paguen cuando salga su primera nómina y no antes. Dos contradicciones de la propia norma quedan escritas dentro del módulo en vez de resueltas a dedo: si los recargos se acumulan o no, que el artículo 168 y la práctica dicen cosas distintas, y el techo del ingreso base de riesgos laborales, que un decreto pone en veinte salarios mínimos y salud y pensión en veinticinco. Donde no hay norma que zanje, el cálculo se detiene y lo dice.
No publico fecha de entrega. Hoy no la puedo sostener delante de usted, y prefiero decirlo aquí antes de que lo lea en un correo dentro de tres meses. Lo que sí publico es cómo se entera y hasta cuándo espera.
Cada quince días le escribo tres cosas: qué se terminó, qué falta y qué se movió de sitio. Sin adornos y sin capturas de pantalla bonitas. Si algo se atrasa, se lo digo el día que se atrasa, no el día de la entrega.
Y hay una fecha de corte: si al 31 de marzo de 2027 su primera nómina no ha salido de su Odoo, le devuelvo la reserva íntegra y no me debe nada. Esa fecha no es la de entrega; es la fecha en la que usted deja de esperarme sin que le cueste.
Qué busqué antes de escribir esta página, el 23 de septiembre de 2026, y conviene que lo sepa antes de reservar nada. Para el documento ante la DIAN sí hay algo publicado y mantenido: Jorels SAS reparte como software libre un módulo de nómina electrónica con rama para Odoo 19 y correcciones a lo largo de este año. Resuelve el documento y lo transmite a la DIAN a través del servicio de su propio autor, y no trae las reglas de cálculo colombianas. Si lo que a usted le falta es el documento y la nómina ya la calcula bien en otra parte, ese módulo le sirve y se lo digo yo, que le estoy vendiendo el mío. Para el cálculo no encontré nada publicado para la 19: el motor libre de la comunidad tiene rama y está vivo, pero viene sin reglas de ningún país; la localización colombiana de la comunidad tiene rama 19 y no incluye nómina, y su único aporte de nómina propuesto apunta a la versión 16 y no se ha movido desde octubre de 2023.
Las plazas de lanzamiento, y el precio
Se paga por empresa y no por usuario, igual que la contabilidad. La diferencia con cualquier otra página de este sitio es cuándo se paga: la reserva ahora, la puesta en marcha el día que salga su primera nómina, y el plan mensual desde ese mismo día.
Nómina mensual
Hasta quince personas. El mes completo: devengados y deducciones, seguridad social y parafiscales, horas extra, recargos y trabajo dominical, auxilio de transporte, incapacidades y licencias, prestaciones con su causación mes a mes, retención en la fuente por el procedimiento que le corresponda a cada persona, el desprendible individual y el consolidado, y el asiento en su contabilidad. Puesta en marcha: USD 290.
Nómina completa
Hasta cuarenta personas, varias sucursales y varios centros de costo. Todo lo anterior más el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste transmitidos desde su propio Odoo, las liquidaciones cuando alguien sale, y los resúmenes que su contador necesita para la planilla y para el cierre del año. Puesta en marcha: USD 390.
Más de cuarenta, o régimen especial
Más de cuarenta personas, varias empresas sobre el mismo Odoo, migración desde otro sistema de nómina con sus acumulados, o un sector con reglas propias. Se cotiza después de una llamada de quince minutos, y si no le conviene se lo digo en esa misma llamada.
Lanzamiento: las tres primeras empresas reciben la primera nómina acompañada, con su contador en la llamada y el cierre del mes revisado; la carga del histórico de su personal sin costo, que es contratos, salarios y acumulados de prestaciones y vacaciones; el precio del plan congelado mientras siga activo; y prioridad en el orden de construcción para lo que pidan y sea de ley. No es un descuento: el precio publicado es el que queda cuando se acaben las tres plazas. A cambio pido dos cosas concretas, y conviene que las lea antes de escribirme: paciencia con unos plazos que hoy no puedo prometer, y media hora cada quince días para decirme qué le falta a la nómina que acaba de recibir.
Cómo se paga: la plaza se reserva con USD 90, que se descuentan de la puesta en marcha. El resto de la puesta en marcha se paga el día en que su primera nómina sale de su Odoo, y el plan mensual empieza a correr ese mismo día, no antes. Si al 31 de marzo de 2027 esa nómina no ha salido, le devuelvo los USD 90 íntegros. El plan mensual se cancela cuando usted quiera, sin permanencia, y sigue activo hasta el último día del mes pagado; si paga el año, dos meses son gratis. Los precios están en dólares de los Estados Unidos y por mi régimen no se les suma IVA, así que ese es el valor final; lo que su empresa deba retener sobre el pago sale de su propio régimen y se acuerda en la propuesta. Condiciones completas en la política de reembolsos.
Cómo entra
01
Quince minutos para ver su caso
Cuántas personas, en qué sector, con qué tipos de contrato, quién arma hoy la nómina, por dónde transmite a la DIAN y en qué versión de Odoo trabaja. Si su caso no cabe en lo que estoy construyendo, se lo digo aquí y no reserva nada.
02
La plaza reservada y el Odoo listo
Con la reserva, se deja preparado lo que no depende del módulo: el motor instalado en su Odoo 19, las cuentas y los centros de costo de nómina, y los contratos y las personas cargadas con sus acumulados al día.
03
Su nómina en paralelo, un mes
Antes de cambiar nada, el mes se calcula en el módulo y se compara contra lo que usted liquidó y contra lo que transmitió a la DIAN, persona por persona y concepto por concepto. Las diferencias se explican una por una; las que sean del módulo, se corrigen.
04
La primera nómina, juntos
La nómina se emite en su Odoo con su contador en la llamada, se revisa el asiento contra su contabilidad y usted se queda con la guía para que su gente lo haga sola el mes siguiente. Ese día empieza el plan mensual.
Qué no incluye
Lo que no va, dicho antes de que usted pague, que es cuando sirve.
Los pagos a contratistas
Lo que su empresa le paga a un independiente por prestación de servicios no es nómina y no va en este documento: tiene su propio soporte ante la DIAN y su propia retención. Eso se resuelve del lado de la contabilidad, no de aquí.
Sectores con reglas propias
El sector público, la construcción, el trabajo agrícola, el servicio doméstico, el transporte, los aprendices con contrato de aprendizaje y los trabajadores con salario integral por encima de lo ordinario tienen reglas, bases o convenciones propias. Las plazas de lanzamiento no los cubren. Si su empresa está en uno de esos casos, dígamelo en la llamada: se cotiza aparte y con un plazo aparte, o le digo que no.
Lo que es del contador y de los operadores
La afiliación y las novedades de entrada y salida, la liquidación y el pago de la planilla en su operador, la presentación de las declaraciones y el criterio de qué pago es salarial y cuál no. El módulo calcula, deja el detalle y produce el soporte; afiliar, presentar, pagar y firmar sigue siendo de su empresa y de su contador, con su responsabilidad.
Lo que no hago
Selección de personal, contratos laborales, asesoría legal laboral, defensa ante el Ministerio del Trabajo o ante la UGPP, ni control de asistencia con reloj biométrico. Las horas entran al módulo; de dónde salen esas horas es otro proyecto y se cotiza aparte.
Preguntas frecuentes
¿Por qué comprar algo que apenas empezó?
Por tres razones que puede comprobar: no paga la puesta en marcha ni el plan hasta que su primera nómina salga de su Odoo; el precio le queda congelado mientras el plan siga activo; y lo que su empresa necesite, si es de ley, entra antes que lo demás. Si nada de eso le compensa la espera, espere: cuando esté terminado va a seguir aquí, y lo compra entonces.
Ya existe un módulo de nómina electrónica para Colombia. ¿Por qué no uso ese?
Porque resuelven cosas distintas, y le conviene saber cuál necesita. El que existe, de Jorels SAS, es software libre, tiene rama para Odoo 19 y se corrige este año: arma el documento soporte de pago de nómina electrónica y lo transmite a la DIAN a través del servicio de su autor. Lo que no trae son las reglas colombianas de cálculo, que es la parte que decide cuánto le toca a cada persona. Si su nómina ya se calcula bien y lo único que le falta es el documento, ese módulo le sirve, y se lo digo yo, que le estoy vendiendo el mío.
¿Por qué le voy a creer que lo va a terminar?
Por lo que ya está hecho y se puede mirar en este mismo sitio. La retención en la fuente colombiana, su puente con la factura electrónica y los certificados están en producción sobre Odoo 19 Community, con noventa y nueve pruebas automáticas que se vuelven a correr en cada cambio. La localización ecuatoriana ya está en la 19: once módulos con quinientas ochenta pruebas en verde. La nómina colombiana se está construyendo en el mismo taller y con el mismo método.
¿Puedo llevar la nómina en Odoo Community hoy, sin esto?
No del todo. La aplicación de Nómina de Odoo es de Enterprise, que se paga por usuario, y aun pagándola no trae reglas colombianas: Colombia no está en la lista de países a los que Odoo les pone nómina. El motor libre de la comunidad existe y tiene rama para Odoo 19, pero viene vacío de reglas: alguien tiene que escribirle las de Colombia, que es precisamente lo que estoy haciendo. Lo que sí puede hacer hoy es registrar personas, contratos y ausencias, y contabilizar el gasto a mano.
¿Qué pasa si no transmito la nómina electrónica?
El documento es lo que soporta ese costo y esa deducción en su declaración de renta, así que lo que queda en discusión sin él no es una multa sino el costo mismo. Es una obligación del sistema de factura electrónica y entró por grupos según el número de trabajadores, y el último grupo del calendario es el de una a diez personas, así que el tamaño de su empresa no la deja afuera. El plazo es dentro de los diez primeros días del mes siguiente al pago. Qué le corresponde exactamente a su caso lo dice su contador, no esta página.
¿De quién es el código?
Es software libre con licencia AGPL-3 y se instala en su servidor: es suyo para usarlo y para modificarlo, y no depende de que yo siga aquí. Lo que se cobra es la puesta en marcha, mantener las reglas al día y el soporte.
¿Qué pasa cuando cambia el salario mínimo, la UVT o un recargo?
Mientras el plan esté activo, el cambio se aplica en su instalación sin costo adicional. Esa es la razón de que haya un plan mensual y no un solo pago: en Colombia el valor que hoy es correcto deja de serlo en enero, y algunos dejan de serlo en julio.
Ya tengo con usted la contabilidad colombiana. ¿Se junta?
Sí, y es el caso más simple: es el mismo Odoo, la misma empresa y la misma contabilidad, así que el asiento de nómina cae donde ya están sus facturas y sus retenciones. Los dos planes se pagan por separado y cada uno se cancela por separado. Si todavía no la tiene, está en localización contable de Odoo para Colombia.
¿Qué pasa si crezco de quince a veinte personas?
Pasa al plan siguiente desde el mes en que se pase del límite, y se lo aviso yo cuando lo vea en su propia nómina, no lo descubre en la factura. No hay cobro retroactivo ni nueva puesta en marcha.
¿Qué necesito tener para empezar?
Odoo 19 Community con su contabilidad andando, los contratos y salarios actuales de su gente, y los acumulados del año en curso: prestaciones causadas y vacaciones pendientes. Si viene de otro sistema de nómina, esos acumulados salen de ahí y los cargo yo.
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Cuénteme cuántas personas tiene en nómina, en qué sector trabaja su empresa y cómo la arma hoy. Le respondo en menos de un día hábil, y si su caso no cabe en el lanzamiento se lo digo en esa respuesta.
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