Gobernanza de IA
En casi todas las empresas ya se está usando: alguien pega la lista de clientes en un chat para que le redacte un correo, alguien más sube el contrato del proveedor para que se lo resuma. Nadie lo declaró, nadie lo prohibió, y nadie sabe qué se subió ni adónde fue a parar.
Y un día llega por escrito la pregunta: un cliente grande, la matriz, un auditor o el banco quieren saber qué hace su empresa con la inteligencia artificial y con los datos que le confían. Ahí se necesita un documento, y no se puede escribir en una tarde.
Esto es ese documento, hecho sobre lo que su empresa hace de verdad: qué información no sale nunca, quién autoriza un uso nuevo y en cuánto tiempo, y qué queda registrado. Una página que la gente lee, entiende y firma.
USD 1.200, entre dos y tres semanas. De su lado, unas ocho horas repartidas en ese plazo.
No es un problema de tecnología ni de miedo al futuro. Es que hay decisiones que nadie tomó y que se están tomando solas, una por una, en el escritorio de cada persona.
El uso oficial es cero y el uso real no. Está en ventas redactando propuestas, en contabilidad resumiendo documentos, en recursos humanos escribiendo anuncios. Como nadie lo autorizó, tampoco nadie puso un límite.
La prohibición sin alternativa empuja el uso al teléfono personal y a la cuenta personal, donde la empresa no ve nada y no puede revisar nada. El resultado es el mismo uso con menos control y sin registro.
Un cliente que le confía datos, una matriz que consolida, un auditor, una licitación que ahora trae una cláusula sobre inteligencia artificial. Responder con buenas intenciones no cierra el punto; responder con una política sí.
Habla de categorías abstractas y de principios. El trabajador no necesita principios: necesita saber si puede pegar esta lista de clientes en esa herramienta, y a quién le pregunta cuando la respuesta no está. Una política que no responde eso no gobierna nada.
Seis piezas, y la primera es la que casi nunca se hace: mirar lo que ya está pasando antes de escribir ninguna regla.
Dónde se está usando inteligencia artificial en su empresa hoy, incluida la que nadie declaró. Sale de las entrevistas por área, y se pregunta de manera que la gente pueda contarlo sin sentir que está confesando algo. Sin este paso, la política se escribe sobre una empresa imaginaria.
Escrita para que la lea quien tiene que cumplirla: el vendedor, la asistente contable, el jefe de bodega. Una página, en lenguaje de su oficio, que se puede entregar y firmar. El razonamiento va aparte, para quien lo pida.
Con nombre, no por categoría. No dice «información sensible»: dice cuáles listados, cuáles documentos, cuáles campos de qué sistema y de qué clientes. Es la diferencia entre una regla que se puede cumplir y una que cada quien interpreta a su favor.
Un nombre y un plazo. Sin plazo, el trámite se convierte en el motivo perfecto para saltárselo, y usted vuelve al punto de partida con un papel firmado encima.
Qué se anota, dónde y por cuánto tiempo, de modo que dentro de un año se pueda responder qué herramienta se usó para qué y con la información de quién. Proporcionado a su tamaño: el registro que nadie mantiene es peor que no tenerlo.
Para que la política siga viva cuando yo no esté. Quien quiera usar una herramienta nueva llena media página, y quien aprueba tiene con qué decidir. Es lo que evita que el documento envejezca el mismo mes en que se firmó.
Una política de cuarenta páginas se aprueba, se archiva y no cambia la conducta de nadie. La persona que está a punto de pegar un listado de clientes en un chat no va a abrir un manual: va a hacer lo que le parezca razonable en ese momento. Si la regla no cabe en lo que esa persona recuerda, la regla no existe.
Por eso el entregable principal es corto y está escrito en el idioma de quien trabaja, no en el de quien audita. Lo que sí queda por escrito con detalle es el inventario, el criterio con el que se decidió cada cosa y el procedimiento de aprobación, porque eso es lo que se enseña cuando alguien de afuera pregunta.
Y hay una cosa más que hace una política corta y bien hecha: da permiso. Hoy la gente que podría ahorrarse dos horas con una herramienta no la usa porque no sabe si puede, o la usa a escondidas. Cuando está escrito qué sí se puede, el uso sale a la luz y empieza a mejorar, porque se puede hablar de él en voz alta.
Es la sección más importante de la página, porque en esta materia se promete mucho de lo que no se puede entregar.
La certificación la emite un organismo acreditado, y quien escribe un sistema de gestión no puede auditarlo: si le ofrecen las dos cosas juntas, le están vendiendo humo. Lo que usted recibe aquí es una política de uso que funciona desde el primer día, no un certificado ni el camino a uno.
En Ecuador la da un abogado, y yo no lo soy. Donde el asunto toque lo legal, se lo nombro con claridad para que lo lleve a quien corresponde, en vez de dejarlo escondido dentro de un documento técnico.
Si su empresa vende en Europa o pertenece a un grupo europeo, ahí hay obligaciones propias que exigen un abogado del ramo. Esta política no las cubre y no finge cubrirlas.
Se toca donde se cruza con la inteligencia artificial, que es un cruce importante, y el resto se nombra y se deriva. Un programa de protección de datos es otro trabajo, con otro alcance y otro precio.
Una garantía sirve si se puede reclamar. Esta se apoya en un hecho comprobable: existe una pregunta por escrito, y la respuesta está en el documento o no está.
Garantía de política que responde. Si cancela dentro de los catorce días siguientes al pago y antes de recibir el primer borrador, le devuelvo el anticipo completo.
Y si dentro de los noventa días siguientes a la entrega su empresa recibe por escrito una pregunta de un cliente, de su matriz, de un auditor o de un organismo sobre su uso de inteligencia artificial o sobre los datos que le confían, y la política entregada no contiene la respuesta, la completo sin costo dentro de los diez días hábiles siguientes.
Para que aplique: la pregunta llega por escrito y es sobre un uso que estaba dentro del inventario acordado. Un uso que la empresa encendió después de la entrega y no declaró es un caso nuevo, y para eso está el formulario de alta.
Esta es hoy la materia con más humo del mercado. Seis preguntas separan un trabajo útil de un documento para enseñar.
Si el inventario se arma preguntando arriba, va a salir corto y limpio, y la política va a quedar escrita para una empresa que no existe. Pregunte cuántas áreas se entrevistan y con quién, y quién garantiza que contar lo que hoy se hace no le va a traer problemas a esa persona.
«Información confidencial» no es una instrucción: es una invitación a que cada quien decida. Pida ver un ejemplo de esa lista en otro trabajo, aunque venga con los nombres tapados, y compruebe si alguien de su equipo podría cumplirla sin preguntar.
Si el procedimiento no trae un responsable con nombre y un plazo, el primer caso urgente se va a resolver sin pedir permiso. Y el segundo también.
Nadie que escriba su sistema de gestión puede después certificarlo: esa auditoría la hace un organismo acreditado e independiente. Quien le ofrezca escribir y certificar está ofreciendo algo que no puede cumplir, y esa es la señal más clara de todas.
Una política de uso de inteligencia artificial toca contratos, datos personales y a veces materia laboral. Pregunte qué parte la firma un abogado. Si el proveedor le dice que él cubre todo, tenga cuidado: está vendiendo fuera de su oficio.
Una política escrita alrededor de la marca del chat de moda caduca cuando su empresa cambie de proveedor, y eso ocurre cada pocos meses. Debe estar escrita sobre los usos y sobre la información, no sobre los nombres comerciales.
Un entregable con fecha, y una revisión que es trimestral porque el trabajo es trimestral.
El inventario de lo que ya se usa, la política de una página, la lista de lo que no sale nunca, el procedimiento de aprobación con responsable y plazo, el criterio de registro y el formulario de alta de casos nuevos. De su lado: de cuatro a seis entrevistas de 45 minutos, una por área donde ya se use, dos horas de dirección para fijar qué no sale nunca y una hora para revisar el borrador. Unas ocho horas.
Cada tres meses: los casos de uso nuevos que entraron, lo que cambió en los proveedores de modelo que usted usa, el ajuste de la política y el documento actualizado con su fecha, listo para enseñar. Opcional, y se contrata después de la entrega. USD 1.700 el año por adelantado.
Lanzamiento: las tres primeras empresas que contraten la política reciben el primer trimestre de revisión sin costo. No es un descuento: el precio no se mueve. La revisión se cobra por trimestre y no por mes porque eso es lo que hay: un documento de gobierno no genera trabajo todos los meses, genera trabajo cuando entra un caso nuevo, cuando un proveedor cambia sus condiciones o cuando se acerca una auditoría. Cobrarle a usted todos los meses por algo que ocurre cada tres es venderle una bolsa de horas con otro nombre, y prefiero no tener esa cuota a tenerla mal ganada.
Precios en dólares de los Estados Unidos; por mi régimen, RIMPE Negocio Popular, mis servicios se facturan con IVA tarifa 0 %, así que el valor es el final. Garantía de política que responde: devolución completa dentro de los catorce días si cancela antes del primer borrador, y si a noventa días llega por escrito una pregunta sobre un uso inventariado que la política no contesta, la completo sin costo en diez días hábiles. Condiciones en la propuesta, en la política de reembolsos y en el acuerdo de confidencialidad.
Si hay gente usando herramientas de inteligencia artificial con información que no es suya, ya aplica, sean ocho personas o doscientas. Lo que cambia con el tamaño es el número de entrevistas, no la necesidad.
Es el caso más frecuente, y no cambia nada: el uso oficial es cero y el real casi nunca lo es. El inventario está justamente para verlo sin dramatizarlo, y después se decide qué se permite.
Al contrario. Lo que hace es dejar escrito qué sí se puede, que es la decisión que hoy nadie toma. La mayoría de las políticas que entrego amplían el uso permitido, con límites claros en la información que no puede salir.
Sí, porque se escribe sobre los usos y sobre la información, no sobre marcas. Los nombres de las herramientas concretas viven en el inventario, que es la parte que se actualiza, y no en el cuerpo de la política, que es la parte que dura.
La aprueba la dirección, porque la decisión de qué información no sale nunca es suya y de nadie más. Y la firma cada persona que usa las herramientas, con su entrega documentada, que es lo que después le sirve si algo pasa.
No. Aquí no hay vigilancia de personas ni software espía. Lo que se define es qué información puede salir, quién autoriza y qué se anota, y todo eso se hace con la gente sabiéndolo.
No. Esta línea no depende de su ERP ni de ninguna herramienta mía. Si además está pensando en montar un asistente sobre sus propios documentos, tener la política escrita antes ahorra discusiones a mitad de ese proyecto.
Entonces esto no le alcanza, y se lo digo ahora y no después de cobrarle. Una filial de matriz europea, un proveedor de banca o un exportador con auditoría encima necesitan otra cosa, de otro volumen, y conviene que la haga alguien con esa especialidad acreditada. La política de uso sirve igual y se sostiene sola.
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Cuénteme en qué áreas ya se está usando, aunque sea a medias, y si hay alguna pregunta de un cliente o de un auditor esperando respuesta. Le respondo con la propuesta en menos de un día hábil.
contacto@andresbrinez.comSeis años construyendo sistemas para empresas en tres países: Colombia, Ecuador y Australia · Miembro de la Odoo Community Association