La automatización de siempre
Ejecuta un guion escrito a mano. Funciona perfecto mientras el mundo se porte como el guion decía, y se detiene en cuanto algo se sale. Es rígida por diseño, y esa rigidez es también su garantía.
Automatiza pasos
Agentes de IA
Un agente que hace el trabajo repetitivo, deja escrito por qué lo hizo y se detiene donde la decisión es suya
En su empresa hay un proceso que se repite todos los días, que exige criterio y que por eso no se pudo automatizar nunca: revisar, cruzar, decidir y actuar. Lo hace una persona buena, y le come la mañana.
Esto no es un asistente que le contesta preguntas. Es un trabajador de proceso que corre solo contra su ERP y sus documentos, actúa por debajo del límite que usted fije, se detiene y pide aprobación por encima de él, y deja cada paso registrado con su motivo.
Empieza por cinco semanas en seco: el agente propone y no ejecuta nada, y al final usted ve en cuántos casos habría acertado. Si ese número no le conviene, se lo digo por escrito y ahí termina.
El trabajo que igual hay que hacer
No es que falte gente. Es que la gente que sabe está ocupada haciendo lo que cualquiera podría hacer si tuviera todo a la vista al mismo tiempo.
El proceso que nadie quiere y nadie puede dejar de hacer
Revisar la cartera cliente por cliente, cruzar cada saldo con lo que dice su contrato, decidir a quién se le escribe hoy y con qué tono, escribir, registrar y volver mañana. Ninguna parte es difícil. Todas juntas son media jornada.
Se automatizó una vez y se quedó a medias
Los recordatorios automáticos que mandan todos lo mismo terminaron apagados, porque al cliente grande no se le escribe igual que al que siempre paga tarde, y el sistema no sabía la diferencia.
El criterio no está escrito en ninguna parte
Está en la cabeza de quien lleva años haciéndolo. Por eso no se pudo convertir en reglas, y por eso se cae cuando esa persona se va de vacaciones.
Lo que se deja de hacer
Cada hora que esa persona pasa en la rutina es una hora que no pasa en lo que sí necesita su criterio. Ese costo no aparece en ninguna cuenta.
Lanzamiento: los tres primeros que lleguen al paso 2 reciben tres meses de operación y custodia sin costo. No es un descuento: el precio no se mueve, y cuando se acaben los tres cupos seguirá donde está. Haga la cuenta antes de hablar conmigo. Cuente cuántas veces al día se repite ese proceso y cuánto dura cada vez. Si no llega a una hora diaria, no le conviene un agente y se lo voy a decir.
Qué es un agente, sin adornos
Hay tres cosas distintas que se venden con el mismo nombre, y vale la pena separarlas antes de pagar por ninguna.
Un asistente
Lee sus documentos y le responde con la cita de dónde lo sacó. Le ahorra la búsqueda. La decisión y el trabajo siguen siendo suyos. Eso es lo que vende la otra página de este sitio.
Automatiza la búsqueda
Un agente
Es un modelo de lenguaje con herramientas y con permiso para usarlas. Mira el estado de las cosas, decide el siguiente paso, lo ejecuta, observa qué pasó y corrige. Si el camino previsto falla, busca otro en vez de quedarse trabado.
Automatiza el resultado
La diferencia que importa
La automatización de siempre automatizaba los pasos; un agente automatiza el resultado. Y por eso vale más, y por eso hay que ponerle freno.
Por eso el precio
Qué procesos sí, y cuáles no
Hay una pregunta que decide esto antes que ninguna otra: ¿cuánto margen de decisión le va a dejar? Si la respuesta es ninguno, lo que usted necesita no es un agente, es un programa, y sale mucho más barato. Se lo diré si es su caso.
Buenos candidatos
Se repite muchas veces y cada vez es un poco distinta. Hay un criterio que una persona aplica bien pero no supo escribir como regla. El resultado se puede verificar: se ve si quedó bien o mal. Y lo excepcional se puede dejar en manos de alguien sin que se caiga el resto.
Malos candidatos
El juicio es subjetivo y personal, del tipo «me gusta pero no así». O lo que decide la cosa está en la cabeza de la gente y en conversaciones, no en el sistema: negociar un contrato grande, decidir un crédito sobre alguien de quien no hay información, manejar una crisis.
La línea que no se cruza
Un error que cuesta más de lo que ahorra el acierto. Si equivocarse una vez significa una multa o un problema legal, ese proceso no se automatiza: se apoya, y la decisión la firma una persona.
Y si no aplica, se lo digo
Eso último no es una precaución mía: es lo que recomienda la literatura del oficio, y es la línea que separa un proyecto que sale bien de uno que sale caro.
El freno
Esta es la sección que casi ninguna propuesta trae, y es la que decide si usted puede dormir tranquilo.
Lo que puede hacer se define antes, y con herramientas, no con instrucciones. No basta con pedirle al agente que tenga cuidado. Si no debe borrar nada, no se le entrega la capacidad de borrar: se le da acceso de solo lectura y entonces no puede borrar aunque se equivoque en todo lo demás. Todo lo que modifica algo se entrega por separado, se lista por escrito y se puede revocar en un minuto.
Dónde se detiene. Usted pone la línea. Por debajo, el agente actúa y avisa. Por encima, prepara todo, lo deja listo y espera la aprobación de la persona que usted designe. La línea puede ser un monto, un tipo de cliente, un tipo de documento, o todo a la vez, y se cambia cuando quiera sin tocar el resto.
Un segundo agente que lo revisa. Antes de ejecutar algo que sale de lo rutinario, otro agente, con las reglas de su empresa, revisa lo que el primero propone y puede detenerlo. Es más confiable revisar con un tercero que pedirle al mismo que se cuide solo.
Y una cosa que no cambia. El agente no tiene personalidad jurídica y no responde por nada. La responsabilidad sigue siendo de una persona, siempre. Por eso todo lo que hace queda registrado con su motivo, y por eso la línea la dibuja usted por escrito antes de que el agente toque nada.
Cómo se construye, con un ejemplo
Tomemos un caso concreto: una empresa que importa y distribuye, con Odoo operando, cartera repartida en varios cientos de clientes y una persona que dedica la mañana a perseguirla.
1. El proceso, escrito paso a paso
Antes de tocar tecnología se sienta uno con quien hoy lo hace y se escribe lo que hace: qué mira primero, qué lo hace cambiar de opinión, a quién no se le escribe nunca y por qué. De ahí salen las reglas que sí se pueden escribir, y queda marcado lo que quedó como criterio. Esa separación es el proyecto entero.
2. Las herramientas, una por una
Se lista exactamente qué va a poder hacer: leer la cartera vencida de Odoo, leer el contrato del cliente, leer el histórico de pagos, redactar un mensaje, registrarlo en la ficha del cliente, enviarlo. Cada una se clasifica en las que solo leen y las que cambian algo. Las que cambian algo son pocas, están enumeradas y son reversibles.
3. El límite, en números
Hasta tal monto y para clientes al día, el agente escribe y envía. Por encima de ese monto, o si el cliente está en disputa, o si el contrato tiene una cláusula especial, prepara el mensaje y lo deja para aprobación. Ese límite se acuerda con usted y queda escrito en el contrato.
4. Cinco semanas en seco
El agente corre todos los días sobre datos reales y no envía nada. Propone, y cada propuesta se compara con lo que la persona a cargo habría hecho. Al final hay un número: en cuántos casos coincidió, en cuántos se equivocó y en cuántos pidió ayuda. Con ese número se decide si sigue.
5. La salida a producción, por partes
Empieza por el tramo más fácil y más barato de equivocarse, y se amplía cuando los números lo sostienen. No se enciende el proceso entero el primer día.
6. La vigilancia, siempre
Cada corrida deja su traza. Se mide cuántas veces llamó a una persona, cuántas veces una herramienta le falló, cuánto tardó y cuánto costó. Ese tablero es suyo, y la revisión mensual sale de ahí.
Cómo se ve un turno del agente
Lo que cambia el trabajo de una persona no es que la máquina sea lista. Es que se pueda revisar lo que hizo en treinta segundos y discutirlo.
Lo que observó: «Distribuidora del Norte, dos facturas vencidas por USD 4.180, la más antigua con 38 días. Contrato marco del 14 de marzo de 2024, cláusula séptima: plazo de sesenta días. Últimos doce meses: paga en promedio a los 52 días, sin incumplimientos. No hay disputas abiertas.»
Lo que decidió: «Corresponde recordatorio, no requerimiento. El cliente paga tarde pero paga, y el monto está por debajo del límite de aprobación. Tono cordial, referencia a la cláusula séptima, sin mención de intereses.»
Lo que hizo: redactó el correo, lo envió al contacto de cobranza registrado, y lo dejó anotado en la ficha del cliente en Odoo con el texto completo.
Lo que dejó para una persona: «Comercializadora del Sur, USD 11.900, 74 días. Supera el límite de aprobación y el contrato tiene una cláusula de descuento por pronto pago que no sé interpretar en este caso. Mensaje preparado, pendiente de aprobación.»
Nadie tuvo que abrir Odoo, ni buscar el contrato, ni acordarse de quién paga cómo. Y lo que exigía criterio llegó a la persona correcta, con todo listo para decidir en un minuto. Ese mismo contrato, cuando lo que hace falta es preguntarle algo, lo contesta el asistente: son las dos caras del mismo caso.
Por qué tiene más sentido si ya tiene ERP
Un agente sirve para lo que pueda tocar. Una empresa sin sistema tiene un problema anterior: no hay nada que tocar de forma ordenada, y habría que construirlo antes.
Una empresa con Odoo, con SAP o con lo que sea, ya lo tiene resuelto. Las herramientas del agente son las operaciones que su ERP ya hace y que su gente ya usa: consultar un saldo, registrar una nota, crear un borrador, mover un estado. No hay que inventar nada; hay que exponer lo justo y no más.
Y los permisos ya están definidos. Su ERP ya sabe qué puede ver y hacer cada perfil, y el agente entra por ahí, con un usuario propio, con su propio perfil de permisos y con su propio rastro en la auditoría del sistema. Se ve todo lo que hizo, en el mismo lugar donde se ve lo que hace cualquier persona de la empresa.
Hay una diferencia importante con cómo se vende esto por ahí. Dejar que el modelo escriba consultas libres contra su base de datos luce muy bien en una demostración y no es auditable: se inventa nombres de campos, se enreda con los cruces y devuelve algo distinto cada vez. Aquí es al revés. Una lista corta de operaciones ya escritas y revisadas con usted, cada una con sus parámetros. El agente elige cuál usar y con qué valores; la operación que se ejecuta siempre es la misma, y queda registrada.
Qué exigirle a quien le venda esto
Cinco preguntas separan una propuesta seria de una demostración.
¿Qué puede hacer sin preguntar, y qué no puede hacer nunca?
Pida la lista de operaciones, separada entre las que solo leen y las que cambian algo. Si no existe esa lista, nadie sabe cuál es el peor caso posible. Y si la respuesta a «qué impide que borre algo» es «está instruido para no hacerlo», la respuesta correcta era «no tiene cómo».
¿Dónde veo, paso a paso, lo que hizo y por qué?
Pida ver la traza de una corrida completa: qué miró, qué decidió, qué herramienta llamó, con qué datos y cuánto tardó. Un agente que solo muestra el resultado no se puede auditar, y lo que no se puede auditar no se puede corregir.
¿Cuántas veces al mes va a llamar a una persona?
Es el mejor indicador que existe y casi nadie lo ofrece. Si llama demasiado, no le está ahorrando trabajo. Si no llama nunca, está decidiendo cosas que no debería. Pida el número desde la prueba, y pida verlo mes a mes.
¿Qué pasa cuando la información que recibe está mal?
Un agente puede actuar con total seguridad sobre un dato equivocado que le devolvió un sistema. Pregunte qué verifica antes de actuar y en qué casos se detiene por duda. Si la respuesta es que confía en lo que le llegue, el primer dato malo se convierte en una acción mala.
¿Quién responde cuando se equivoca?
Una persona, siempre. Pregunte quién es, qué puede deshacer, en cuánto tiempo y cómo se entera. Si esto no está escrito antes de encender nada, está sin definir.
Tres pasos, y el primero decide
No se compra el proceso automatizado de entrada. Se compra una prueba que le dice con números si el agente habría acertado, sin que haya tocado nada.
Paso 1 · Prueba en seco, cinco semanas
Alcance: un proceso y hasta seis operaciones de solo lectura; más que eso se cotiza. Incluye: el proceso escrito paso a paso con su gente, la lista de operaciones separada entre leer y actuar, el límite de aprobación acordado, el agente corriendo a diario sobre datos reales sin ejecutar nada, y un informe con en cuántos casos coincidió con el criterio de su gente, en cuántos se equivocó, en cuántos pidió ayuda y qué costaría lo que falta. Si decide seguir, se descuenta del paso 2.
Paso 2 · El agente en producción, de diez a catorce semanas
Un proyecto a la vez: si el cupo está ocupado, le digo la fecha del siguiente antes de que usted invierta tiempo en esto. Incluye: las operaciones acordadas conectadas a su ERP con usuario y permisos propios, el freno por monto y por excepción, el agente de resguardo, la traza completa de cada corrida, el tablero con los indicadores, la salida por tramos y la capacitación de quien lo va a supervisar. El precio depende de cuántas operaciones y de si corre en su casa o en la nube.
Paso 3 · Operación y custodia
Incluye: la vigilancia de que corre, de cuánto tarda y de cuánto cuesta, un tope de gasto mensual con aviso al llegar al ochenta por ciento, la revisión mensual de los casos en que pidió ayuda y de los que resolvió mal, el ajuste del límite de aprobación y la incorporación de reglas nuevas. Sin permanencia: se cancela cuando quiera. El año por adelantado son USD 5.900, diez meses en vez de doce.
Precios en dólares de los Estados Unidos; por mi régimen, RIMPE Negocio Popular, mis servicios se facturan con IVA tarifa 0 %, así que el valor es el final. El costo del modelo y de la infraestructura se factura aparte, al costo y con el detalle del proveedor, porque depende de cuánto se use. Un agente cuesta más que un asistente porque actúa: lo que se paga de más es el freno, el registro y la revisión, no el modelo. Garantía del paso 1: antes de empezar acordamos por escrito en qué proporción de los casos el agente tiene que coincidir con el criterio de su gente para que valga la pena seguir. Esa proporción se mide sobre todos los casos de las cinco semanas, no sobre una muestra elegida después, y el informe la publica con el detalle caso por caso. Si no se alcanza, no hay paso 2 y se devuelve la mitad del paso 1; la otra mitad paga el trabajo de haberlo averiguado, que también es una respuesta. Para que aplique hacen falta dos cosas de su lado: las entrevistas se hacen con quien ejecuta hoy el proceso, no con quien lo supervisa, y los casos de la prueba los juzga la misma persona a lo largo de las cinco semanas, a medida que ocurren y no todos al final. Condiciones completas en la propuesta y en la política de reembolsos.
Preguntas frecuentes
¿Esto reemplaza a alguien?
No, y quien se lo prometa no ha puesto uno a funcionar. Lo que se va es la rutina: mirar, cruzar, redactar y registrar. Lo que queda es decidir los casos que no son obvios, que son los que de verdad necesitan a esa persona. En la práctica, el indicador de que el agente funciona es cuántas veces al mes llama a alguien, no que deje de llamar.
¿Qué pasa si hace algo mal?
Va a hacer algo mal, como lo hace una persona. La diferencia es que el peor caso se define antes: el agente solo puede hacer las operaciones que se le entregaron, y todas las que cambian algo son reversibles y quedan registradas. Un agente al que no se le dio cómo borrar no borra ni equivocándose.
¿Se puede apagar?
Sí, en un minuto y sin tocar código. Se revoca el usuario en el ERP y el agente queda sin manos. El proceso vuelve a hacerse como antes, porque nada de lo que había se quitó.
¿Necesito varios agentes coordinados?
Casi con seguridad no, y es lo primero que le van a vender. Varios agentes cuestan más, tardan más y, cuando algo sale mal, averiguar cuál falló es mucho más difícil. Se justifican en tres casos: cuando hay datos que deben quedar aislados entre sí, cuando hay tantas operaciones que el agente se confunde al elegir, y cuando equipos distintos mantienen partes distintas. Fuera de eso, uno solo y bien hecho.
¿Cuánto se demora en hacer su trabajo?
Más que un asistente, y no importa. Un agente hace varias vueltas de mirar, decidir y actuar, y cada vuelta suma. Como corre por su cuenta y no hay nadie esperando frente a la pantalla, lo que se vigila es otra cosa: que termine, que no se quede dando vueltas y que el costo por corrida no se dispare. Eso sí se mide y se reporta.
¿Sirve si mi proceso cambia cada mes?
Sirve mejor que la automatización rígida, porque el criterio se le explica en lenguaje natural y no hay que reprogramar un guion. Pero lo que cambie hay que decírselo, y ese es el trabajo del paso 3. Un agente al que nadie le cuenta que cambió la política va a seguir aplicando la anterior con toda seguridad.
¿Necesito tener Odoo?
No. Hace falta que el proceso viva en algún sistema al que se pueda entrar con permisos. Con Odoo además conozco el terreno y las operaciones ya existen. Con otro ERP se conecta por su interfaz de programación, con un usuario propio y permisos propios.
¿En qué se diferencia del asistente que ofrece en la otra página?
El asistente responde preguntas sobre sus documentos y su ERP, con la cita de dónde lo sacó. El agente hace el trabajo. Muchas empresas empiezan por el asistente, ven qué preguntas se repiten y descubren ahí cuál es el proceso que vale la pena automatizar. Es un buen orden, y no hace falta contratar los dos.
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Pedir la prueba en seco
Cuénteme qué proceso se repite todos los días en su empresa y quién lo hace hoy. Le respondo con la propuesta de la prueba en menos de un día hábil.
contacto@andresbrinez.comSeis años construyendo sistemas para empresas en tres países: Colombia, Ecuador y Australia · Miembro de la Odoo Community Association